Vijf redenen om Excel te vervangen door Privacy Control Center

Ruim anderhalf jaar na invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het zaak om Europese ondernemingen AVG-proof te houden. De functionarissen gegevensbescherming en privacy officers kijken hun ogen uit: ze treffen Excel-documenten aan die alleen de maker kan ontcijferen.

Een goede AVG-tool moet het management juist ondersteunen met relevante rapportages en de medewerkers betrekken bij het privacybeleid. Excel doet dat niet, maar de werkomgeving het Privacy Control Center (PCC) sluit wel aan op die behoefte.

Met PCC krijgen de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Data Protection Officer (DPO) en de Privacy Officer (PO) het praktische gereedschap om hun taken uit te voeren.

In dit artikel noemt Arjaan Kunst van het Privacy Control Center (PCC) vijf voordelen van PCC, de online werkomgeving voor privacybeheer.

1. Het verwerkingsregister houdt zich aan de structuur van de wet

In de AVG-gebaseerde werkomgeving PCC kunnen medewerkers zelf processen, risico’s en maatregelen vastleggen en beheren. Het verwerkingsregister in de tool volgt de structuur van de AVG bij het uitvragen van basisgegevens. De FG, DPO of PO controleren, adviseren en coördineren op basis van wat er in dit verwerkingsregister staat.

Doordat documenten overzichtelijk beschikbaar zijn, kan het management goed ingelicht worden over de tijd en het geld dat nodig is om de gegevensbescherming op orde te krijgen en te houden.

2. Je hoeft de gegevens maar één keer in te voeren

In de AVG-omgeving hoef je de verschillende gegevens maar één keer in te voeren. Vervolgens kun je de gegevens op verschillende plekken in het systeem opnieuw gebruiken. Je bent geen tijd meer kwijt aan het synchroniseren van dezelfde gegevens.

In PCC zijn ook standaardgegevens beschikbaar. Daarbij moet je denken aan voorbeeldsets met persoonsgegevens of templates met veel voorkomende verwerkingen. De onderlinge samenhang tussen de informatie wordt gebruikt om de kennis in de juiste context te plaatsen. Je koppelt verwerkersovereenkomsten bijvoorbeeld aan het verwerkingsregister.

3. Alle kennis is op één plek beschikbaar

PCC heeft een toegankelijke interface en linkt naar essentiële documenten in andere systemen. Door het overzicht wordt het in één keer duidelijk wie er verantwoordelijk is voor welke activiteiten.

Als er iets verandert in de organisatie, kan dat gemakkelijk worden aangepast in de online omgeving. Je kunt hier incidenten registreren, nieuwe processen invoeren en je kennis over systemen bijhouden.

4. Er ontstaat een standaard manier van werken

PCC draagt bij aan een standaard manier van werken. Die standaard manier van werken kan worden gepersonaliseerd per organisatie. Je kunt het beheer van de bescherming van persoonsgegevens toegankelijk maken voor niet-AVG-specialisten. De informatie is makkelijk overdraagbaar en gebruikers kunnen makkelijk worden toegevoegd of verwijderd.

De hoge kwaliteit en veiligheid die gebruikers gewend zijn wordt gegarandeerd door de ISO 27001 certificering. Dit is de ISO standaard voor informatiebeveiliging.

5. Toezicht wordt gericht en er is meer controle 

De online werkomgeving maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taken binnen de organisatie. De FG, DPO of PO kunnen daardoor beter controleren en toezicht houden en verstevigen hun positie binnen de organisatie. Tenslotte draait het bij de AVG om toezicht en controle: er moet van binnenuit worden vastgelegd welke keuzes zijn gemaakt zodat ze naar buiten toe kunnen worden verantwoord.

Meer leren?

Zit je na het lezen van dit dit artikel of bij het beheer van AVG met vragen? Meer weten over het nut van een AVG-tool of over hoe je de AVG het beste kunt implementeren binnen jouw organisatie? Global Knowledge biedt de training 'AVG beheer in de praktijk - plan van aanpak & tooling (DPP)' aan voor AVG-implementatie. Deze training geeft je ook twee maanden toegang tot de AVG-tool voor jouw organisatie.